岡山公証センター | TV電話を用いた電子定款 - 遺言や大切な契約は公正証書で

テレビ電話を用いた電子定款

✿ テレビ電話を用いた電子定款の要件 ✿

下記の要件のいずれかを満たす電子定款(電子私署証書を含む。)に限り、テレビ電話システムを利用して認証手続を行うことができます。

① 発起人･設立時社員その他法人を設立する人（以下「発起人等」という。）が電子定款等を作成して電子署名し、かつ、発起人等が自らオンライン申請する場合

② 発起人等と定款作成代理人(司法書士等)との間で、電子定款と委任状を一体化した電子文書を作成し、これに電子署名を順番に行って、定款作成代理人がオンライン申請する場合

※ 発起人等、一般の方が電子署名をするには、個人番号カード、カードリーダー、AdobeAcrobat(有料ソフト)が必要です。

※ テレビ電話定款の場合、オンライン申請で送って頂くものは、定款作成代理人(司法書士等)が電子署名した電子定款に、発起人等全員が電子署名した電子委任状をひと続きのPDFファイルとして作成した電子文書になります。

　将来的には電子定款と電子委任状は別々に送れる仕様になる予定ですが、経過措置としてこのような形でテレビ電話定款がスタートすることになりました。

　⇒ その後、実印を押捺した紙の委任状と紙の印鑑登録証明書でも利用できるよう

　　緩和されました。

✿ テレビ電話を用いた電子定款の作成手順 ✿

０．電子申請に必要な道具やソフトウェア等を準備してください。

　★ テレビ電話を利用して電子認証を行うには、インターネット環境と、パソコン又はスマートフォンが必要です。

・パソコンの場合

パソコンにカメラ・マイクが内蔵されている、若しくは外付けのカメラ・マイクが接続されていることをご確認ください。

※ カメラ、マイクなしではテレビ電話はご利用いただけません。

OSはWindows、Mac共にご利用いただけます。

推奨ブラウザはGoogle Chrome（無料）です。事前にインストールしておくことをお奨めします。

・スマートフォンの場合

~~スマートフォンにFaceHubアプリ（無料）を事前にインストールしておいてください。~~

　　~~※ iOS、androidともにアプリが必要です。タブレットも同様です。~~

令和6年2月5日(月)より、スマホ・タブレット専用アプリが廃止され、ブラウザに接続することで、FaceHubを利用することが可能になりました。
今後、アプリ版FaceHubは利用することができませんので、これまで専用アプリをご利用頂いていた方は、専用アプリをアンインストールし、パソコンの場合と同様、GoogleChromeなどのブラウザからFaceHubをご利用いただきますようお願いいたします。

１．立ち上げる法人の定款の内容を決め、定款の原案をMicrosoftWord等のワープロソフトで作成します。

２．電話でご連絡の上、FAXかメール添付等で当役場宛に事前に定款案をお送りください。公証人が内容を確認し、修正すべき所があればその旨お伝えします。

　併せて、実質的支配者となるべき者の申告書、本人確認資料(運転免許証・個人番号カード・在留カード等)をEメール・FAX等の手段であらかじめお送りください。

３．修正が済んだ定款をPDFファイル(Adobe Acrobat)に変換し、電子署名をしてください。

　テレビ電話に出る人が定款作成代理人である場合や、発起人等のうちの１人が代表して出る場合は、電子委任状が必要になります。
その場合、定款の後に委任状を続けてひと続きになった電子文書を作成し、委任者(発起人等のうち、テレビ電話に出ない人全員)が委任状部分に電子署名して下さい。

　※ このやり方はシステム改修が完了するまでの経過措置です。

４．テレビ電話予約専用メールフォームから（またはお電話にて）、テレビ電話による定款認証の日時を第３希望までお知らせ下さい。
予約時刻は、平日午前９時３０分～１２時、午後１時～４時３０分の間でお願いします。

５．当役場から、認証日時、テレビ電話通話用のURL、定款認証の手数料、振込先の銀行口座をEメールでお知らせします。認証の時までに振込入金して下さい。
紙による定款とは異なり、４万円の収入印紙は不要です。
なお、申告受理及び認証証明書の送付をご希望の場合は、その郵送料も併せてお振込み下さい。

６．決定した認証日時までに、登記・供託オンライン申請システムを通じてオンライン申請をしてください。その後、「到達通知」を当役場宛にFAX･Eメール等で送信するか、オンライン申請を行った旨電話でお知らせください。

７．予約の日時になったら、運転免許証などの身分証明書をお手元にご用意の上、あらかじめメールでお送りしてあるテレビ電話通話用のURLをクリックしてください。公証人とテレビ電話が繋がります。待機状態になったときは、繋がるまでしばらくお待ちください。
なお、テレビ電話による電子定款認証は、嘱託人(オンライン申請する本人)のみが行うことができます。すなわち、テレビ電話で公証人と話をすることが出来るのは嘱託人のみで、代理人が嘱託人の代わりに行うことは出来ません。

　令和6年1月10日より、テレビ電話による電子定款認証においても、嘱託人(オンライン申請する本人)に代わり、代理人が公証人と通話することができることになりました。

８．テレビ電話が繋がったら、公証人とお話し下さい。
その際、嘱託人(または代理人)のお顔と、身分証明書をそれぞれカメラに向けて頂き、写真データとして保存させて頂くことになっております。あしからずご了承ください。

９．テレビ電話の通話により認証可能と判断できたら、公証人が、登記・供託オンライン申請システム経由で届いた定款の内容や嘱託人の電子署名が真正なものであることを画面上で確認し、電子認証します。

10．公証人が、認証した定款等のデータを登記・供託オンライン申請システムのサーバーに送信し、手続き完了です。
この定款データ（３個のファイルが格納された登簿管理番号記載のディレクトリ）をサーバーからダウンロードして保存し、岡山地方法務局で法人設立の登記手続を行ってください。
なお、紙媒体で定款の謄本を発行することも可能です。郵送をご希望の場合は、事前に送付先を記載したレターパックをお送りいただくなどの方法がありますが、詳しくはご相談ください。